不管是公司签合作协议，还是跟客户签服务合同，合同这东西天天都得打交道。
可不少人都被合同管理搞得头大：合同草稿改来改去，邮件发了十几版还没定；签好的合同堆在文件柜里，要找的时候翻半天找不着；到了该续约或者付款的日子，忘了跟进，要么错失机会要么赔了违约金。
其实现在有合同管理系统，就像鲸签云合同管理系统，能把这些麻烦事全解决。今天就用大白话跟大家聊聊，这系统到底是啥，平时又该怎么用。

先说说传统合同管理的糟心事儿，你是不是也经历过？

没⽤系统之前，管合同就像 "盲人摸象"，到处是坑。比如合同起草，每次都得从电脑里翻出旧合同改，改完发给领导审核，领导用批注改一轮，再发给法务看，法务又提一堆意见，来来回回传文件，版本乱得像一团麻，最后都不知道哪个是最新的。

还有合同签署，要是合作方在外地，还得把纸质合同打印出来，寄过去让对方签，寄来寄去得花三四天，遇到快递延迟，耽误项目进度是常事儿。更麻烦的是合同归档，签好的合同要么塞在文件柜，要么存在电脑文件夹里，时间一长，想找某份合同，得先想年份，再想合作方，翻半天文件柜或者在电脑里搜半天关键词，有时候甚至怀疑 "这合同是不是丢了"。

最让人头疼的是合同后续跟进，比如有些合同要按季度付款，有些到期要续约，全靠人工记在笔记本上或者 Excel 里，万一忘了看，到了时间没动作，要么被客户催款，要么眼睁睁看着合作到期，损失不少生意。

合同管理系统到底是什么？其实就是管合同的 "智能助手"

说白了，合同管理系统就是帮企业把合同从起草、审核、签署到归档、跟进的全流程，都搬到线上来管的工具，就像给合同配了个 "智能助手"，不用再靠人工瞎忙活。

比如鲸签云合同管理系统，不管是几十人的小公司，还是几百人的大企业，都能用。它能把合同相关的所有事儿都整合到一起：起草合同有模板，不用每次都从零开始；审核合同能在线上走流程，谁没审核、提了什么意见都看得明明白白；签署合同不用寄快递，在线上就能签，几分钟搞定；签完的合同自动归档，想找的时候搜关键词就能出来；到了关键时间点，比如付款日、续约日，系统还会自动提醒，再也不怕忘事儿。
而且这系统不用装复杂的软件，在电脑上打开浏览器就能用，手机上也能登，出门在外也能处理合同的事儿，特别方便。

鲸签云合同管理系统怎么用？4 步搞定合同全流程

其实用起来特别简单，不用学复杂的操作，跟着步骤走就行，哪怕是不太会用电脑的人，教一遍就能上手。

1. 第一步：起草合同 —— 有模板，改改就行，不用从零写
   以前写合同得翻旧文档，现在用鲸签云，直接在系统里找模板。比如要签销售合同，就在模板库搜 "销售合同"，调出来之后，把合作方名称、产品型号、金额这些信息填进去就行，系统里的模板都是合规的，不用怕漏了关键条款。

   

   要是公司有自己的固定模板，也能上传到系统里，以后用的时候直接调出来改，不用每次都重新做。而且起草的时候，要是不确定某个条款怎么写，还能在系统里给法务发消息咨询，不用再单独发微信或邮件。

2. 第二步：审核合同 —— 在线走流程，谁没审一目了然
   合同草稿写好后，不用再发邮件给领导和法务，在系统里选一下审核人，比如先让部门经理审，再让法务审，系统会自动给他们发提醒。审核人登录系统就能看合同，有意见的话直接在合同上标批注，比如 "这个付款期限太长，改成 30 天"，改完后系统会自动把合同退回来，不用再反复传文件。

   

   要是有人忘了审核，还能在系统里催一下，不用再打电话问 "您看合同了吗"。整个审核流程都有记录，谁审了、什么时候审的、提了什么意见，都能查得到，以后出问题也能追溯。

3. 第三步：签署合同 —— 在线签，不用寄快递，几分钟搞定
   审核通过后，就该签合同了。要是合作方在本地，不用再打印出来签字；要是在外地，更不用寄快递。在鲸签云系统里，直接把合同发给合作方，对方会收到一条短信或邮件提醒，点链接进去，用手机验证码登录，就能在线签字或盖电子章（系统里的电子章是合规的，跟纸质盖章一样有效）。

   

   签完之后，系统会自动把签好的合同发给双方，不用再单独传文件。整个签署过程几分钟就能搞定，比寄快递快多了，而且还能省掉打印费、快递费。

4. 第四步：归档与跟进 —— 自动存，到期提醒，不用人工记
   签好的合同会自动归档到系统里，不用再往文件柜里塞，也不用在电脑里建一堆文件夹。想找某份合同的时候，在系统里搜合作方名称、合同编号或者签订日期，几秒钟就能找到，还能下载下来打印，特别方便。

   

   更实用的是跟进功能，比如合同里写了 "付款日是 10 月 30 日""明年 5 月 1 日到期续约"，在系统里设置好这些时间点，到了日子，系统会自动给负责人发消息提醒，不用再靠人工记在笔记本上，再也不怕忘了跟进。

用鲸签云合同管理系统，还有这些实实在在的好处

除了上面说的 4 步搞定合同流程，鲸签云还有不少贴心的小功能。比如合同统计，能在系统里看到 "这个月签了多少份合同""总金额多少""哪些合同还在审核中"，不用再自己做 Excel 统计；还有权限管理，能设置谁能看合同、谁能改合同，比如普通员工只能看自己负责的合同，领导能看所有合同，不用担心合同信息泄露。

以前管合同，一个人一个月得花五六天在起草、审核、归档这些事儿上，现在用鲸签云，一天就能搞定，节省下来的时间能用来做更重要的事儿，比如跟客户谈合作。而且不用再担心合同版本乱、找不到合同、忘了跟进这些问题，工作效率高了，也少了很多麻烦。

不管你是小企业，还是大公司，只要经常要跟合同打交道，用鲸签云合同管理系统都能帮上忙。操作简单，不用专门培训，上手快，真正做到了让合同管理这件麻烦事，变得省时、省力又省心。