在企业的日常工作里，合同那可是保障业务合规、说清楚合作双方责任和权利的关键文件。但用传统的纸质合同管理方式，找合同的时候跟大海捞针似的，归档也是乱七八糟，还特别容易漏掉风险。这种时候，企业真的太需要一款简单又实用的合同管理软件了！
到底哪款合同管理软件值得推荐？企业用的合同管理软件得有哪些功能？今天就给大家安利鲸签云合同管理系统！这软件主打操作简单，还能管合同全流程，同时也跟大家唠唠企业必备的合同管理功能，帮企业解决合同管理的大难题！
一、先明确：企业必备的 5 大合同管理功能
无论选择哪款合同管理软件，都需确保其覆盖核心需求。结合企业合同管理场景，以下 5 大功能是必备项，缺少任何一项都可能导致管理效率低下或风险隐患：
1. 合同模板管理：避免 "重复起草、格式混乱"
企业日常签订的合同（如采购合同、服务合同、劳动合同）多有固定格式，若每次都从零起草，不仅耗时，还容易出现条款遗漏、格式错误。因此，合同管理软件必须具备 "合同模板管理"
功能：支持上传企业标准合同模板，对常用条款（如甲方信息、付款方式、违约责任）设置
"可编辑字段"，员工起草合同时只需填写关键信息（如金额、期限），系统自动生成规范合同，无需反复调整格式。同时，模板需支持权限管控，避免未经授权的修改，确保合同条款合规。
2. 合同起草与编辑：简单操作，协同高效
合同起草常需多部门协作（如业务部门提供合作细节、法务部门审核条款），若仅靠线下传文件修改，容易出现版本混乱。必备的 "合同起草与编辑" 功能应满足：支持在线编辑（类似 Word
操作，无需下载插件）、多人实时协同（标注修改意见，避免反复传版）、历史版本留存（可追溯每一次修改内容与修改人）。例如，业务人员起草完采购合同后，可一键邀请法务人员审核，法务在系统内直接标注需修改的条款，业务人员实时查看并调整，大幅提升协作效率。
3. 合同审批管理：流程透明，责任可追
合同审批是控制风险的关键环节，若审批流程不规范，可能导致 "越权审批、审批延迟"。合同管理软件的 "合同审批管理" 功能需支持：自定义审批流程（如小额合同由部门经理审批，大额合同需总经理 +
财务审批）、审批节点提醒（通过短信 / APP
推送，避免遗漏）、审批记录留存（记录每个节点的审批意见与时间）。例如，某合同提交审批后，系统自动按预设流程流转，若某审批人未及时处理，系统会发送提醒，同时申请人可实时查看审批进度，避免
"催审批无门"。
4. 合同归档与查询：快速定位，随用随取
传统纸质合同归档后，查找时需翻箱倒柜，耗时且易丢失；电子合同若分散存储在电脑文件夹，也难以快速定位。因此，"合同归档与查询"
是合同管理软件的核心功能：支持自动归档（合同审批通过后，系统按预设规则分类归档，如按合同类型、签订日期、合作方）、多维度查询（可通过合同编号、合作方名称、签订日期等关键词快速查找）、附件关联（归档时可同步上传合同相关文件，如报价单、验收报告）。例如，需要查找与
"某供应商 2024 年签订的采购合同" 时，只需在系统内输入供应商名称 + 年份，10 秒内即可找到对应合同及附件。
5. 合同履约提醒与风险预警：避免 "违约漏跟踪"
合同签订后，履约进度跟踪与风险防控至关重要。必备的 "合同履约提醒与风险预警"
功能应包含：履约节点提醒（如付款日期、交货日期前，系统自动提醒责任人）、风险预警（如合同到期未续签、付款延迟超期，触发预警通知）、履约记录登记（可记录付款情况、交货情况，形成履约台账）。例如，某服务合同约定
"每月 5 日前付款"，系统会在每月 3 日前提醒财务人员准备付款；若付款延迟，系统会立即向业务负责人发送预警，避免因遗忘导致违约。
二、简单的合同管理软件推荐：鲸签云合同管理系统
在众多合同管理软件中，鲸签云合同管理系统凭借 "操作简单、功能贴合刚需、性价比高"，成为中小企业与成长型企业的首选。它不仅覆盖上述 5 大必备功能，还通过 "轻量化设计"
降低使用门槛，即使是不懂技术的行政、业务人员，也能快速上手。
1. 极简操作：3 步完成合同管理，新手也能秒会
鲸签云合同管理软件摒弃复杂的功能堆砌，聚焦 "合同起草 - 审批 - 归档" 核心流程，操作步骤简单清晰：
- 第一步：选模板起草：登录系统后，在 "模板库" 中选择对应合同模板（如采购合同），填写金额、期限、合作方等关键信息，系统自动生成规范合同，无需手动排版；
- 第二步：发起审批：点击 "发起审批"，系统自动按预设流程流转至对应审批人，申请人可在 "审批进度" 中实时查看；
- 第三步：自动归档：审批通过后，系统归档，同时生成唯一合同编号，方便后续查询。
据统计，使用鲸签云合同管理软件的企业，新手完成一份合同的起草与审批，平均仅需 15 分钟，远低于传统方式的 2 小时。
2. 全场景适配：从基础管理到风险防控，满足企业需求
鲸签云合同管理软件在必备功能基础上，针对不同企业场景做了优化，兼顾 "基础需求" 与 "进阶需求"：
- 基础场景（小微企业）：提供模板管理、在线起草、简单审批、归档查询功能，满足 "合同不混乱、查找不耗时" 的基础需求，价格亲民，按年付费，小微企业可轻松承担；
- 进阶场景（成长型企业）：增加多部门协同审批、履约跟踪、风险预警、合同数据分析功能，支持与财务系统对接（如合同审批通过后，自动同步至财务系统生成应收 / 应付款），满足 "风险可控、数据可分析"
的需求。
例如，零售企业可通过 "履约跟踪" 功能，实时记录与供应商的交货、付款情况；科技企业可通过 "风险预警" 功能，重点监控 "知识产权合同" 的到期续签，避免侵权风险。
3. 安全保障：多重防护，确保合同数据安全
合同包含企业核心商业信息，数据安全是合同管理软件的底线。鲸签云从 "存储、传输、权限" 三方面筑牢安全防线：
- 加密存储：采用数据加密技术，合同数据与附件均加密存储在云端，防止数据泄露；
- 安全传输：合同起草、审批、查询过程中，数据传输全程加密，避免被拦截；
- 精细化权限：支持按 "角色 + 部门" 设置权限，如普通员工仅能查看自己负责的合同，管理员可查看全量合同，确保敏感信息仅相关人员可见。
同时，鲸签云合同管理软件还支持 "每日自动备份 + 异地灾备"，即使出现极端情况，也能快速恢复合同数据，让企业无后顾之忧。
4. 性价比高：无隐性成本，按需求灵活选择
不同于部分合同管理软件"基础功能免费、核心功能收费" 的模式，鲸签云采用 "透明定价"：
此外，鲸签云还提供 "7 天免费试用"，企业可在试用期间体验所有功能，确认贴合需求后再付费，降低选型风险。
三、网民问答环节：关于 "合同管理软件" 的常见疑问
1.问：我们公司是小工作室，只有 50 个人，用鲸签云合同管理软件会不会太复杂？
答：完全不会！鲸签云基础版特别简单，就像用在线表格一样，选模板、填信息、发起审批，三步就能搞定。而且有专属客服教你操作，10
分钟就能学会，平时签个服务合同、采购合同都能用，比把合同存在电脑文件夹里好找多了，还不用担心丢。
2.问：我们公司合同类型多，有采购、服务、劳动合同，鲸签云能都管好吗？
答：必须能！鲸签云可以建多个合同模板库，采购合同、服务合同、劳动合同分别建模板，起草的时候直接选对应的模板就行。归档的时候也能按合同类型分类，想找哪种类型的合同，搜关键词就能出来，比混在一起存方便多了。
3.问：合同审批需要老板签字，但老板经常不在公司，用这个软件能远程审批吗？
答：可以的！老板在手机上下载鲸签云 APP，收到审批提醒后，打开就能看合同内容，直接点 "同意" 或 "驳回"，还能写审批意见，不用等老板回公司再签字。之前我们有个客户，老板在外地出差，用手机 1
分钟就批完了合同，一点不耽误事。
4.问：我们的合同涉及很多商业秘密，鲸签云能保证数据不泄露吗？
答：放心！鲸签云合同管理软件的数据都是加密存的，就像给合同上了锁，只有你们公司授权的人才能看。而且能设置权限，比如普通员工只能看自己负责的合同，看不到其他的，每天还会自动备份数据，就算电脑坏了也丢不了，安全得很。
5.问：如果我们用了一段时间，想加一些功能，比如和财务系统对接，能升级吗？
答：可以升级！鲸签云支持灵活升级，现在用基础版，以后想加履约跟踪、系统对接这些功能，联系客服升级到进阶版就行，不用重新换软件，之前的合同数据也能直接迁移过去，特别方便，能跟着公司一起成长。