如何用鲸签云管理企业合同

一、合同签订前：智能准备与风险防控

1、合同模板管理

鲸签云内置海量合同模板库，涵盖销售、采购、人事、租赁等企业常见合同类型。企业可根据自身业务需求，对模板进行个性化定制，添加或修改条款，如补充特定的服务标准、付款条件等。同时，对于已有的合同模板，可通过鲸签云上传至系统，进行统一存储与版本管理，方便员工随时调用最新版模板，避免因使用旧版模板导致的条款不合规或业务不匹配问题。

2、合同风险评估

在起草合同阶段，鲸签云利用人工智能技术，对合同文本进行智能风险扫描。例如，识别合同中可能存在的模糊条款（如 "尽快交付" 这类未明确时间节点的表述）、责任义务不对等情况（如一方承担过多违约责任）以及潜在的法律合规风险（如违反行业监管规定的条款）。系统会以清晰的提示标识风险点，并提供修改建议，帮助企业法务或业务人员在合同签订前及时消除隐患，降低合同风险。

3、签约主体审查

企业在与新的合作方签订合同前，可通过鲸签云对接权威的工商信息查询平台、信用评级机构等，快速获取对方企业的工商注册信息、注册资本、经营状态、信用评级等资料。这些信息将自动整合至合同管理系统，形成合作方档案。同时，系统可对合作方过往的合同履约情况进行关联分析，若发现对方存在多次违约记录，会发出预警，为企业决策提供有力参考，确保签约主体可靠。

二、合同签订中：便捷签署与身份认证

1、线上签署流程

鲸签云支持多端签署，无论是 PC 端、移动端还是平板，只要有网络连接，签约双方均可随时随地完成合同签署。企业员工在系统中选定需签署的合同后，可通过系统发起签署流程，将合同发送给对方。对方收到签署邀请后，登录鲸签云平台（若首次使用，需先完成简单注册），即可在线查看合同内容。确认无误后，利用平台提供的电子签名功能（如数字证书签名、手写签名板模拟手写签名、指纹识别签名等多种方式）完成签署，整个过程流畅便捷，大大缩短了传统线下合同来回邮寄签署的时间。

2、身份认证体系

为确保合同签署的真实性与法律效力，鲸签云采用多重身份认证机制。对于企业用户，在注册时需提交营业执照、法定代表人身份证明等资料进行实名认证；个人用户则通过身份证信息、人脸识别等方式完成认证。在签署合同环节，系统会再次对签署人身份进行验证，如发送短信验证码至预留手机、要求签署人再次进行人脸识别等，防止身份冒用，保障合同签署主体身份真实可靠，使电子合同与传统纸质合同具有同等法律效力。

三、合同履行中：实时跟踪与提醒

1、履行节点监控

合同签订后，鲸签云可根据合同条款设定关键履行节点，如交货日期、付款时间、服务提供阶段等。系统会实时跟踪合同履行进度，一旦临近设定节点，自动向相关责任人发送提醒通知（支持邮件、短信、站内信等多种通知方式），确保各项义务按时履行。

例如，在采购合同中，设定供应商交货日期为关键节点，系统会在交货日期前一周、前三天、当天分别向采购人员和供应商发送提醒，避免因遗忘导致交货延迟，影响企业正常生产运营。

2、履行情况记录

在合同履行过程中，双方的每一次履约行为，如货物交付凭证、付款回单、服务验收报告等相关文件，均可通过鲸签云上传至对应的合同档案中。系统会自动关联这些文件与合同，形成完整的履约记录链条。同时，对于合同履行过程中的沟通记录，如双方的邮件往来、线上会议纪要等，也可通过插件或手动录入的方式保存至系统，方便后续查阅与追溯，为可能出现的纠纷提供详实证据。

四、合同变更与终止：规范操作与流程管理

1、合同变更管理

若因业务调整、市场变化等原因需要变更合同，企业可在鲸签云发起合同变更流程。系统会自动比对原合同与变更内容，突出显示变更部分，方便双方确认。变更申请经内部审批（审批流程可根据企业组织架构与管理需求在鲸签云自定义设置，如涉及法务、财务、业务部门多级审批）通过后，发送给对方签署。对方签署完成后，变更后的合同将自动更新至系统，原合同版本也会留存，便于对比查看，确保合同变更过程规范、透明，符合法律法规要求。

2、合同终止处理

当合同履行完毕或因不可抗力、违约等原因导致合同提前终止时，企业可在鲸签云标注合同终止状态，并详细记录终止原因、终止时间等信息。系统会对终止合同进行归档封存，同时对相关业务数据进行统计分析，如统计该合同履行期间的成本、收益、合作满意度等指标，为企业评估业务成效、优化合作策略提供数据支持。此外，对于因违约导致合同终止的情况，系统可自动生成违约处理报告，梳理违约事实、责任认定及应采取的法律措施等内容，辅助企业维护自身合法权益。

五、合同归档与查询：高效存储与精准检索

1、自动归档功能

前文已详述鲸签云强大的线上合同自动归档功能。合同签署完成后，系统依据预设的分类规则（如按合同类型、所属部门、签订时间等维度分类），自动将合同存储至对应的文件夹中，并对合同文件进行加密处理，存储至安全的云端空间，同时启动定时备份机制（支持本地与云端双备份），防止合同文件丢失或被篡改，确保合同档案的完整性与安全性。

2、智能检索查询

在需要查阅合同信息时，鲸签云的智能检索功能可大显身手。用户只需在搜索框输入合同编号、合作方名称、关键词（如合同中提及的关键产品名称、服务项目等）、签署时间段等任意关键信息，系统即可瞬间从海量合同档案中精准定位目标合同，并快速呈现合同全文及相关履约记录。此外，系统还支持高级检索，用户可通过组合多个检索条件（如 "合同类型为销售合同且金额大于 100 万且签订时间在 2024 年之后"），实现更精准的合同筛选，极大提高了合同查询效率，满足企业在审计、业务复盘、纠纷处理等场景下对合同信息的快速调取需求。